Dieci regole per tenere traccia delle nostre riunioni

Riunioni. Appuntamenti. Meeting. Brief. Incontri. Conference. Insieme si parla, si decide, si pianifica. Insieme, con il team, con i partner o con i nostri clienti si creano occasioni di confronto per organizzare e programmare il lavoro da svolgere. Insieme se ne presentano i concept e le creazioni, si fanno verifiche, si tirano somme e si fanno analisi. Insieme, in una sala riunioni, al tavolino di un caffè o in remoto. Insieme, sempre insieme, perché il nostro lavoro è fatto di relazioni e di parole, parole che vanno appuntate ed archiviate. Come?

Abbiamo usato decine di strumenti per tracciare gli argomenti di discussione durante le riunioni: appunti su carta, Google Drive, Evernote, note offline e via discorrendo. Non siamo però mai riusciti a trovare uno strumento che riuscisse a rispondere al nostro indeclinabile decalogo da rispettare prima, dopo e durante le riunioni:

  1. preparare e organizzare con semplicità gli argomenti di una riunione – prima della riunione! – e avere tutto già pronto per il fatidico Cominciamo… utilizzando dei modelli per non dover strutturare gli appunti ogni volta di sana pianta, che è noioso;
  2. creare appunti relazionandoci automaticamente col nostro calendario condiviso su Google così da avere parte della pappa già pronta;
  3. formattare le note in maniera intuitiva e magari, perché no, utilizzando Markdown;
  4. allegare all’occorrenza immagini, video e documenti;
  5. condividere note automaticamente ed immediatamente con tutti i membri del team;
  6. presentare gli appunti del meeting, successivamente ed in maniera automatica, in un brief successivo col team (nel quale prenderemo altri appunti che presenteremo in un brief ancora successivo e così via all’infinito);
  7. commentare ogni singolo punto e discuterne, durante o dopo l’incontro, in remoto o da vicino, rendendo partecipe anche chi non c’è;
  8. assegnare specifici task al team durante la scrittura del documento, che tanto da fare c’è sempre;
  9. conoscere la storia di un testo e verificarne le modifiche apportate in passato;
  10. scaricare, stampare e archiviare le note, che tutto sommato una volta snocciolati i punti e assegnato il lavoro da fare, non servono più.

Non c’eravamo mai riusciti, dicevo, ma a dire il vero adesso sì, adesso possiamo portare a termine i dieci punti in lista. Possiamo farlo, con soddisfazione, usando Paper di Dropbox. E siamo già pronti per la prossima riunione.

E noi quando ci vediamo?