Gli strumenti che usiamo in Crearts

Già un annetto fa postai due parole sulla produttività e sull’organizzazione in Crearts, di qual è il segreto principale del nostro gruppo e quali gli strumenti con i quali siamo soliti lavorare quotidianamente. Scrissi che umanità e passione sono i cardini della nostra produzione giornaliera e che il team ne è in qualche modo il motore. Tutto vero, lo confermo e lo ribadirò per anni ancora. Vero anche, però, che ci sono dei tool che, gioco forza, ci aiutano durante il nostro andamento quotidiano. Oggi li condividiamo così da raccontarci un po’ di più.

Asana

Semplificando estremamente il nostro lavoro, possiamo dire grossolanamente che noi gestiamo progetti. Ogni progetto ha un cliente di riferimento, una figura di responsabilità sullo stesso ed un equipe dedicata. Ogni squadra ha una serie infinita di piccoli e grandi task da completare entro delle deadline ben definite. Asana ci aiuta ad architettare la fitta rete di incombenze, a rispettare le date, ad assegnare compiti e a verificarne i risultati. È un software per il project management e non c’è task che non vi passa attraverso: l’applicazione ci permette, inoltre, di conservare uno storico dei lavori svolti, dei progetti archiviati e di ogni singolo task completato. Una manna per qualsiasi azienda che voglia in qualche modo perfezionare la propria organizzazione interna.

Email

Potrebbe sembrare banale, ma la posta elettronica è il nostro veicolo di relazione preferito. Dal nostro ufficio partono centinaia di email ogni giorno, come in tutti gli uffici del mondo, ma a noi piace farlo cercando di rispettare dei principi che ci permettono di gestire il nostro account al meglio possibile:

  1. usiamo Google Apps for Works e quindi l’ottima Gmail. Chi non la conosce? È con molta probabilità il miglior client di posta web esistente al momento; ci consente di gestire la posta ovunque integrando tutti gli altri servizi di Google (di cui parleremo più avanti); ha a disposizione uno spazio di archiviazione abbondante; ha un sistema di ricerca interno eccellente, insieme alle utilità di filtri ed etichette; è rapido e leggero;
  2. adoperiamo la tecnica dell’Inbox Zero: ogni messaggio ricevuto viene risposto, demandato, cancellato o archiviato. Teniamo libera e pulita Posta in Arrivo, non accumuliamo messaggi e così riusciamo a gestire tutta la corrispondenza senza affanni e deliri. Sfruttiamo, inoltre, il potere dei filtri e delle etichette di Gmail per favorirci il lavoro di gestione et voilà;
  3. integriamo servizi e plugin direttamente in Gmail mediante le estensioni di Google Chrome: SndLatr per salvare dei messaggi predefiniti e per programmare invii posticipati, Markdown Here per scrivere in markdown (… anche per questo ne parleremo più avanti) e formattarle in maniera chiara e veloce; Asana Extension per aggiungere direttamente una mail come task in Asana;
  4. ci cauteliamo con tanta, ma tanta, pazienza.

Non finisce qui. Di strumenti di condivisione, gestione e progettazione del nostro lavoro ce ne sono ancora altri. Li racconteremo nelle settimane a venire.

Per adesso, buon lavoro.